Vorlagen gestalten und seine Vorteile

Hat man die Anfangsschwierigkeiten überwunden und ist man mit den Grundlagen vertraut, dann wird Vorlagen gestalten zu einem unabkömmlichen Bestandteil der Arbeit am PC werden.

Viele Anwender von Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen und Verfasser von E-Mails werden sich die Frage stellen, warum sie zusätzliche Arbeit auf sich nehmen und Vorlagen gestalten sollten. Richtig ist, dass Vorlagen für gelegentliche Anwender einen vergleichsweise hohen Arbeitsaufwand darstellen, jedoch überwiegen auch in diesem Fall die Vorteile.

Es sprechen vor allem zwei Punkte für deren Verwendung, nämlich einerseits eine nicht unbeachtliche Zeitersparnis und andererseits die Wiedererkennbarkeit der Arbeit. Wenn man z.B. daran geht, einen Brief zu schreiben, dann trifft man dabei auf Elemente, die sich immer wiederholen, wie z.B. die Absenderadresse oder die Grußformel. Auch die Struktur eines Briefs unterscheidet sich meist nicht wesentlich von derjenigen eines anderen Briefs, sodass man sich für diese Arbeit die Hilfen zunutze machen kann, welche die meisten Anwendungen am PC zur Verfügung stellen.

Wenn Sie Vorlagen gestalten und diese dann für eine konkrete Aufgabe vorliegen haben, haben Sie schon die Struktur eines Briefs, von der Sie ausgehen können. Sie ergänzen rasch das Datum und die Empfängeradresse und können sich schon auf das Wesentliche konzentrieren. Der wahrscheinlich wichtigere Punkt ist die Wiedererkennbarkeit, und zwar vor allem, wenn man nicht nur Privatbriefe schreibt. Wenn Sie Vorlagen gestalten und diese verwenden, dann bekommt Ihre Korrespondenz eine einheitliche Linie, die von Ihrem Gegenüber erkannt wird, wodurch schließlich eine gewisse Vertrautheit geschaffen wird. Es ist mit Vorlagen leichter möglich, Akzente zu setzen und sich dadurch von der Masse der Schriftstücke, die Ihr Gesprächspartner möglicherweise bekommt, abzuheben.

Verwendet man die Vorlagen, die mit dem Programm mitgeliefert werden, ist das nicht möglich. Auch beim Schreiben von E-Mails kann man Vorlagen verwenden, wobei hier die angehängte Signatur eine einfache und vielfach verwendete Variante darstellt. Ein Tipp am Ende: Gestaltet man mehrere Vorlagen, dann hat man zu einem gegebenen Fall die passende Vorlage schnell zur Hand.

Mit der Zeit wird man so eine gewisse Anzahl von Vorlagen erstellt haben, die die Arbeit erleichtern und somit zu einem unabkömmlichen Bestandteil der Arbeit am PC werden.